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你好,我是宝玉,我今天想与你聊一聊“项目计划”的问题。
若干年前,我接手一个陷入困境的项目,当时的项目经理刚从技术高手转型项目管理,还是没有摆脱技术思维,项目没有什么计划。
他把关键模块分给了自己开发,同时还要兼顾项目管理,导致自己的工作遇到瓶颈,其他人的进度也受影响,大家加班加点也没什么进展,士气低落。
我接手后,第一件事是重新制定项目计划,在排任务时,避免了对某个人的过度依赖,设置了几个关键里程碑。我还特地把第一个里程碑设置的相对容易一点,只需要运行核心功能。
这样大家重整旗鼓,很快就完成了第一个里程碑。达到第一个里程碑的目标后,团队成员很受鼓舞,士气很快就上来了,后面按照新的计划,并没有太多加班加点,就完成了一个个的里程碑,最后顺利完成项目。
你看,如果没有计划,你的项目可能会陷入一种无序和混乱中。
计划,就像我们出行用的导航,你可以清楚地看到项目整体的安排,同时它还时刻提醒我们目标是什么,不要偏离方向。
执行计划的项目成员,就像使用导航的司机,可以知道什么时间做什么事情,保证任务得以执行。执行计划的过程,就像我们沿着导航前进,可以了解是不是项目过程中出现了偏差,及时的调整。
很多程序员对计划有误解,也不愿意做计划,他们通常都会用一些原因来说做计划是没必要的。
一种典型观点是:“既然计划总是在变,干嘛还要做计划?还不如上手就是干来的爽快!”
这就好比我看过的一个段子:“既然飞机老是晚点,还要时间表干吗?”“没有时间表,你怎么知道飞机晚点了呢?” 计划也是这样,给你提供一个基准线,让你知道后面在执行的时候,是不是出现了偏差,可以根据计划不断地修正。
还有的人说,做计划那是项目经理的事,我是程序员,项目计划与我无关。
我在专栏中常说你要有大局观,不要将自己局限在程序员的身份中。试着做计划就是一个非常好的培养大局观的方式。比如说,你在制定计划的过程中,需要去综合考虑各种因素:有哪些任务要做,可能存在什么风险,任务之间的依赖关系是什么,等等。
参与做计划的过程,可以让你对项目的各种事情了然于胸,这就相当于扩大了你的上下文,让你有更高的视角看待当前工作遇到的问题。
另外,我还见过很多人抱怨项目经理制定的项目计划有问题,却很少看到会有人愿意主动参与制定项目计划。如果你不主动参与计划的制定,最终就只能按照项目经理制定的计划执行了。出现计划不合理的地方,你也只能接受,工作就会一直很被动。
当然,有时候你可能确实是没机会参与到当前的项目计划中。不过,万事皆项目,你一样要学会做计划,因为学会做计划,会对你工作生活的方方面面起到积极的作用。
比如很多人都有一些目标:要转型做管理、要移民、要写一个业余项目,然而很多目标都无疾而终了。这是因为光有目标还不够的,必须得要付诸行动。而要行动,就需要对目标进行分解,进而变成可以执行的计划。
如果有一天,你接手了一个项目,通常第一件事就是得去制定一个项目计划。那么怎么制定计划呢?
制定项目计划,通常有三个基本步骤:
以前我在飞信时,有一个项目叫“留言飞语”,就是飞信用户可以在网站或者 PC 客户端,互相留言,当时我负责这个项目的服务端,正好我还留着当年制定的计划,虽然不算一个很好的计划,但好在它是一个真实项目的计划,正好可以用它来说明一下如何制定计划。
(备注:图片较大,需要点击查看大图)
你看到的这个计划其实不是第一版,可能也不是最后一版,因为制定计划本身是一个反复迭代的过程,尤其是一开始在需求并不够明确的时候,只能比较粗粒度的分解任务和估算,在项目推进的过程中再逐步细化和完善。
我们写程序的时候都有经验,就是要把复杂的问题要拆分成简单的问题,大的模块拆成小的模块,在工程里面这个叫“分而治之”。做计划也是一样,第一步就是要对任务进行分解。
在项目管理中,对任务分解有个专业的词汇叫 WBS,它意思是工作分解结构(Work Breakdown Structure, WBS)。就是把要做的事情,按照一个树形结构去组织,逐级分解,分割成小而具体的可交付结果,直到不能再拆分为止。
下图就是“留言飞语”项目按照 WBS 拆分的结果。
可以看的出,整个过程是按照瀑布模型来划分的,大的阶段分成技术方案设计、编码和测试,然后每一个大的阶段下面再进一步细分。
例如技术方案设计下面再有需求分析、技术方案设计和评审等;而编码阶段则是按照功能模块再进一步拆分。拆分之后,都是小而具体、可交付结果的任务,且不能再进一步拆分。
这里需要注意的是,在制定计划时,除了要拆分任务,还需要反复思考各种可能存在的问题。
比如,这个项目不仅是网站可以访问,还需要在 PC 客户端能发留言,所以还需要考虑和 PC 客户端的通信协议、什么时间可以让 PC 客户端可以测试协议等。如果上手就写,没有良好的计划,就可能会忽略这些问题,最后导致 PC 客户端都不知道怎么去调用服务端接口,也不知道什么时候可以和客户端联调。
如果项目经理对技术细节不熟悉,可以邀请架构师或者技术负责人协助进行任务的分解。
任务分解完之后,你就需要对每一个任务估算时间。就像下面这样。
估算时间这事,有很多方法可以参考,主要还是得依靠以前的经验。要想估算准确,需要从两个方面入手:
举例来说,让你直接给出一个“留言飞语”这样项目的估算时间,是很难的,但对于某个具体功能模块的实现,就可以比较准确了。当把“留言飞语”这样大的项目拆分成足够小的任务时,你就可以很容易的对小的任务进行准确的估算,从而让整体的时间估算变得准确起来。
为什么要让开发人员参与估算呢?
我们来对比一下。假如说,一个任务,项目经理估计需要 3 天,但是实际执行的时候,这个任务可能要 5 天,结果导致开发人员加班。这时候开发人员心中肯定会有不满的情绪,认为是项目经理的错误估算导致了他的加班。
如果这个任务所需的时间,是由项目经理和开发人员一起估算出来的,结果最终发现错误估算了任务的难度,这时候开发人员多半会主动加班加点,努力在 3 天之内完成,也不会轻易怪罪到项目经理头上。
但这不意味着项目经理对估算不需要控制,通常来说,项目经理需要自己有一个估算,然后再请开发人员一起评估。如果结果和自己的估算差不多,那就可以达成一致,如果估算不一致,那怎么办呢?
其实很简单,就是要双方一起沟通,消除偏差。特别要注意的是,开发人员预估工作量通常会很乐观,所以最后时间会偏紧,这种情况一样要去沟通消除偏差。估算的主要目的是尽可能得到准确的时间。
但是在沟通中也要注意技巧,不要采用质问的方式:“这么简单一个模块居然要 5 天?”这只会让听者产生逆反心理,无法有效的沟通。可以恰当的提一些问题来达到有效沟通的目的,比如我通常会问两个问题:
估算出现偏差,可能是由于开发人员没想清楚,或者是项目经理自己低估了其难度。提问可以帮助双方搞清楚真实的情况是什么样的,而且也不会招致反感。同时项目经理还可以给予一些建议和支持。
沟通最好的方式就是倾听和恰当的提问。
如果任务的粒度太粗,就需要进行细化,细化后就能更准确的知道结果。
对于估算的结果,通常还要考虑增加一些余量,因为实际项目执行过程中,并没办法保证是 100% 投入,有可能并行还有其他事情,或者一些突发事情、事先没有考虑到的任务都有可能影响进度。至于加多少余量,还是要根据项目的情况和经验来判断。
我们知道,项目中有些任务是可以并行做的,而有些任务之间则是有依赖关系的。比如说“留言飞语”项目中,编码和测试方案是可以同时进行的,而 Code Review,要在编码完成后进行。
所以,排路径就是要根据任务之间的关系,资源的占用情况,排出合适的顺序。例如下图。
排路径是一个相对比较复杂的任务,比如要注意任务的依赖关系,要注意路径的长度,尽可能让几个任务可以并行的进行,避免相互等待。如果借助像 Project 这种工具会让这个过程相对容易些,可以直观的看出来哪些任务是相互依赖的,哪些是同时进行的。没有 MS Project 这类软件,也可以用一些替代手段,例如 Excel 上画表格。
制定计划时不要担心不够准确,先有一个基本的计划,可以粒度比较粗,不那么准确,让事情先推进起来。
不知道你有没有参加过那种周期很长的项目,一直看不到结果,时间一长会很疲惫。所以有经验的项目经理会在项目启动后,根据制订好的初步计划,确定几个关键的里程碑。
里程碑的时间点确定后,计划可以灵活调整,但里程碑一般不会轻易改变,因为里程碑代表着一份承诺。这对于项目成员来说,有两个重要的影响,一方面,成员会有很明显的来自 DeadLine 的进度压力,自古 DeadLine 就是第一生产力;另一方面,就是在里程碑完成后,大家会获得一种正面激励。
里程碑的设置,并没有特别的规则,可以是项目生命周期的特定主要时间,也可以是一些关键的时间点。拿“留言飞语”这个项目来说,有三个时间点非常关键:
最终这三个时间点被定义为里程碑。
在项目的推进过程中,根据里程碑完成的情况,你就可以很直观地知道项目的进展如何。如果发现不能如期完成里程碑,就需要进行适当的调整了,例如加班,或者砍掉一些功能需求。
当然,设置好的里程碑也不是不能调整,但是要注意调整次数不宜过多,不然就会变成“狼来了”,以后就没有人相信你的时间点了。
项目管理中,并不是计划制定好了就完事了,还需要跟踪和调整。就好比你要开车去什么地方,设置好导航还不够,还需要沿着导航前进,如果遇到障碍或者走错路了,得要及时调整。
项目的跟踪是很必要的,可以了解计划的执行情况,了解成员的工作情况,是否能按时完成,需要什么样的帮助。
跟踪进度的方式主要有两种,一种是项目经理定期收集跟踪,一种是项目成员主动汇报。项目经理挨个收集的话,会有一个沟通确认的过程,对进度会了解的更准确;项目成员主动汇报,可以减少项目经理的收集工作,但有可能不准确。
在这方面,我觉得敏捷开发的两个实践特别值得借鉴和推广。
第一个就是每日站立会议,在每天的站立会议上,每个项目成员都需要说一下自己昨天做了什么,明天计划做什么,有没有什么阻碍。通过这种方式,可以非常好的了解每个人的任务进展情况,同时对于成员遇到的困难,其他人也可以及时给予支持。
第二个就是看板,通过看板,可以非常直观的看到每个人在干什么,进展如何。
通过对项目计划的跟踪,可以很容易的看出来执行的情况,也会发现偏差,计划出现偏差是很常见的,所以需要定期进行调整,也不需要太频繁,例如可以每周一对计划做一次调整。
项目计划是保障软件项目成功非常重要的手段,制定计划的过程,可以让你对项目有全面的了解,跟踪计划让你知道项目进展情况,出现问题也可以及时调整。
将任务分解、估算时间、排路径,三步就可以制定出一个项目计划,制定计划不要追求完美,制定好一个初步计划后,就可以先按照计划推进起来,进行过程中还可以继续调整细化。设置里程碑可以有效的保证项目的按时交付。
最后,并不需要当项目经理才能去制定计划,生活中每件事都可以当作一个项目,都可以去制定计划来帮助你实现目标。
你现在项目的计划制定的如何?如果你是项目经理,你会如何改进?你日常生活中,会有制定计划的习惯吗?欢迎在留言区与我分享讨论。
感谢阅读,如果你觉得这篇文章对你有一些启发,也欢迎把它分享给你的朋友。
作者回复: 其实你知道吗?在这个项目中,我不是项目经理,我其实是程序员,项目经理是编辑,她定的计划,而且不同意我放出来😄
而且她还活学活用,基于敏捷的写作模式,一个Sprint一个Sprint反复迭代,你看到的每一个发布版本可能已经迭代修改过好多版了!
作者回复: 谢谢分享和补充,讲的特别好,尤其是那句心理欺骗的,说到心坎里面了,我也常犯这样的错误!
建议计划一开始不要太细,先粗一点,定好里程碑,然后进入下一个阶段前细化,细化时拉上参与计划的人一起。这部分建议你看一下我给一路向北的留言回复。
另外个人计划我觉得你已经做的很好了👍
我建议你也可以多考虑一些长远的规划,例如五年十年的,然后针对这些大目标设置几个大的里程碑,这样再定细节的计划会更有方向感。
作者回复: 不用客气,有些问题也只是一家之言,你自己的情况我其实了解不多,建议你还是自己多想想,多问问你的朋友和领导们,他们可能能给出更具体的意见。
作者回复: 这一段总结的太好了👍
作者回复: 能理解,迷茫在于对于方向的不明确,以及未来的不确定。
建议在方向上先选准了,想想5年后做什么10年后做什么,而不仅仅是一年后做什么。
如果是5年后还想继续运维,那么想做到什么高度?是不是要去大公司锻炼一下?
如果5年后是想做管理,那么是不是得准备学习一些专业知识,是不是让自己尽早有机会管人?
想清楚未来做什么,给自己设一些里程碑,一步一个脚印,应该就没那么迷茫了。
一点建议,仅供参考:)
作者回复: 遇到阻塞了要让老板知道,让老板提供帮助,不要一个人耗着,不然难有进展。
另外也可以尝试项目之外寻求帮助,例如搜索引擎、技术论坛、stackoverflow,还有像github上找找同类项目。
作者回复: 这是个好问题!
计划恰恰就是为了预防类似于开发不紧不慢耽误了时间的问题。
具体例子,一个模块,正常估算(开发和PM都认可)需要5天,但是如果你的计划粒度是5天,那么你到最后一天才能知道是不是会延迟,这时候补救已经晚了。
如果你能把粒度设置到半天一天,那么第二或第三天你大概就能知道进度是不是有问题,然后马上作出调整,要么加班,要么找人帮忙,要么换人,要么改计划。这样才可以做到防患未然!
至于奖惩制度,只是手段,而不是目的!
作者回复: 谢谢分享
计划一定是要有的,不然就完全不可控了
计划一定是个迭代的过程,计划也是个粗到细的过程。
一开始不建议特别细的计划,整体粗一点,定好大的时间节点,也就是里程碑,然后对于下一阶段的计划细化。
细化过程中要拉上具体参与的人一起制定,这样结果才科学也不会导致抵触。
里程碑定了后不要轻易变,不然就失去了DeadLine的意义,即使变也不能过于随意和频繁。
作者回复: 敏捷的项目计划确实有些不一样,WBS分解后会变成backlog,backlog的项会被打分(参考扑克牌打分),根据分数大致可以算出来需要多少Sprint,因为敏捷开发磨合好后,每个Sprint能做的任务分数大致相当。算出来多少Sprint就能大概知道需要多少时间。
通常里程碑不会那么密集的,一般会几个Sprint一个里程碑。
作者回复: 你这种性质的单位我确实没经历过,缺少经验。
不过我可以帮你从另一个角度分析下,就是如果我不愿意参与计划可能有这些方面原因:
1. 跟我利益不相关,做了没好处,不做没损失
2. 你已经做的够好够细了,没什么好发挥的
3. 就算参与了提了想法和意见也没用,最后还是项目经理说的算,那我还掺和个啥劲
所以你可以看看能不能让这事变成一个跟大家利益相关的事,跟绩效考评啥的扯上关系,必要的话拉上领导狐假虎威一番,然后拉他们参与时不用太细,让他们有机会参与制定,制定时能平衡好他们利益关系。
尤其是里程碑的确定,我觉得应该是和大部分人利益相关的,至少这个点得让他们参与进去。
一点浅见,供参考
作者回复: 谢谢补充🙏
让所有干系人参与计划,知道计划情况是很重要的。
另外一般不是直接参与项目但利益相关的,比如客户、管理层,他们更关注里程碑
作者回复: 👍很有价值的补充,谢谢
作者回复: 👍哪怕业余时间自己做点项目也算是项目经验的。
项目管理懂点技术会更好,不需要太深的,主要还是需要项目经验和管理经验。
作者回复: 对的,第一步先想好做什么。
给你的建议是:
1. 做个小的
2. 做个实用的,最好自己能用或者身边人能用
3. 迭代开发,第一版本只做核心功能
👍支持,做做挺好的。
作者回复: 👍总结的非常深入
1. 管理,还是有很多理论知识在里面的,建议可以系统学习一下软件工程和软件项目管理的知识
2. 做技术管理,有一点coding能力还是好一点,一个便于沟通,另一个便于对方向的把握。也不需要特别深入,看几本相关语言的基础书;平时多Review同事代码;多看一些业界好的实践,看是否可以借鉴到工作中。
3. 如果你现在做技术管理,如果不是偏运维的管理,倒建议你不如花点时间补一点编程和管理方面的理论知识。跟木桶原理一样,先弥补短板。
4. 很多时候不需要太多试错,只要有理论知识指导实践,就不会偏差太多。
作者回复: 我对预研类型项目没什么经验,只能说试着帮忙分析一下,给些建议:
1. 需要明确项目目标,这样才能有的放矢
2. 参考金三角,如果你想要计划性,需要把时间这条边固定下来,然后再选一条边,比如说把时间和成本固定下来,然后看能出来什么成果;或者说把时间和范围确定下来,不计成本;
3. 可以参考软件生命周期划分阶段,比如说:
- 准备阶段:明确目标确定计划
- 调研阶段:类似于需求分析阶段
- 研发阶段:类似于编码阶段
- 验收阶段:类似于测试阶段
4. 有了目标,才好定制订计划;划分了阶段,才好确定里程碑。
5. 同样,计划也是个从粗到细的逐步迭代完善的过程。
作者回复: 嗯,做好这些是最基本的,还需要实践中多积累经验 :)
作者回复: Code Review后面章节会有谈到。
简单来说,你首先要把Code Review变成开发流程的一部分(参考前面大厂如何敏捷开发那一篇),比如说新功能,必须要Code Review之后才能合并主分支。
Review的时候,主要检查代码结构是不是符合架构,细节上有没有什么问题。其实不需要特别多的条条框框,网上也有很多实践可以参考,重点是先做起来,做的过程中逐步总结经验。
作者回复: 做里程碑要不要整合做集成测试,取决于里程碑的目标,比如说如果目标是具备测试条件可以联调,只要能调就可以;也可以定义目标是要测试验收通过,这就需要做集成测试的。
这种需要人需要时间去做的事情,都应该放到计划里面。文章中的计划表没有放,是考虑不周。
作者回复: 原始文档是MS Project,后来我在Mac上用Merlin Project导出的图片